Cookie- og persondatapolitik

Persondata

For at kunne håndtere affaldet, aftage spildevandet og levere drikkevand til dig som kunde, har Vesthimmerlands Forsyning behov for at behandle en række af dine personoplysninger.

Ligeledes behandler Vesthimmerlands Forsyning dine personoplysninger, når du ønsker at benytte nogle af de faciliteter, som vi stiller til rådighed for borgere og institutioner i kommunen.

Beskyttelse af dit privatliv

• Vesthimmerlands Forsyning tager behandling af dine personoplysninger alvorligt
• Vi sikrer en rimelig og gennemsigtig databehandling
• Vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning.

For at beskytte dine personoplysninger bedst muligt vurderer vi løbende, hvor høj risikoen er for, at vores databehandling påvirker dine grundrettigheder negativt. Vi er især opmærksomme på risikoen for, at du udsættes for diskrimination eller ID-tyveri eller lider økonomisk tab, tab af omdømme eller datafortrolighed.

Dataansvar

Vesthimmerlands Forsyning er dataansvarlig for de personoplysninger vi indsamler om dig, og dermed ansvarlig for at sikre, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Vesthimmerlands Forsyning har udpeget en dataansvarlig, som har til opgave at sikre, at regler og procedurer i forhold til behandling af dine personoplysninger overholdes i det daglige. Har du spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, kan du kontakte os ved at ringe eller skrive til os på nedenstående kontaktoplysninger.

 

Dataansvarlig

Vesthimmerlands Forsyningsservice A/S

Stengårdsvej 33

9670 Løgstør

CVR.nr. 39193884

Tlf.: 98 68 32 00

E-mail: info@vhforsyning.dk

 

Formålet med behandlingen af personoplysninger

Vi behandler personoplysninger om dig i forbindelse med håndteringen af dit kundeforhold, håndteringen af dine forespørgsler om anvendelse af vores faciliteter, din anvendelse af formularer på vores hjemmeside, samt ved vores løbende kontakt med dig. Det sker fx i forbindelse med:

• Løbende administration i forbindelse med opfyldelse af forsyningspligten og afregning af dit forbrug.
• Løbende administration i forbindelse med opfyldelse af vores aftale om håndtering af affald, aftagning af spildevand og levering af vand og afregning af dit forbrug i den forbindelse.
• Optimering af drift og sikring af forsyningssikkerheden i Vesthimmerlands Forsyning.
• Hvis vi behandler CPR-numre efter inddrivelseslovens § 2, stk. 5-6 sker det med det formål at inddrive fordringer.
• Hvis du har givet samtykke til behandling af CPR-nummer, kan det være til ét af følgende formål:
  • Udbetaling via Nem-Konto (pt. ikke muligt)
  • Henvendelser via e-Boks (pt. ikke muligt)
  • Adresseflytning
• Anmodning via hjemmesiden om besøg i vores skoletjeneste
• Henvendelser i forbindelse med driftsproblemer
• Separatkloakering af din ejendom
• Forundersøgelser i forbindelse med separatkloakering
• Henvendelser i forbindelse med byggemodninger
• Henvendelser i forbindelse med vedligehold af kloaknettet
• Henvendelser i forbindelse med affaldsindsamling
• Besøg på vores genbrugspladser
• Tømning af bundfældningstank eller septiktank
• Udlevering af ledningsoplysninger
• Administration af din elektroniske henvendelse via formularer på hjemmesiden
• Henvendelse fra dig i en konkret sag

Retsgrundlag for behandling af dine personoplysninger er persondataforordningen, inddrivelsesloven og databeskyttelsesloven.

Vi behandler kun dine personoplysninger i det omfang, som det er nødvendigt for at opfylde de formål, hvortil personoplysningerne er indsamlet.

Vi skal oplyse dig om vores retsgrundlaget for behandling af de oplysninger, der har decideret med kundeadministration at gøre.

Opfyldelse af forsyningspligten

Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (behandlingen er nødvendig for Vesthimmerlands Forsynings overholdelse af sin retlige forpligtelse). Behandlingen kan også være baseret på persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f afhængigt af omstændighederne. I så fald skal den legitime interesse angives. Et eksempel kunne være markedsføring (afhængigt af den konkrete markedsføring) eller kundetilfredshedsundersøgelser for at øge kundetilfredsheden.

Opfyldelse af en aftale

Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (behandlingen er nødvendig for Vesthimmerlands Forsynings opfyldelse af en aftale, som eksempelvis kontraktligt medlemskab af spildevandsforsyningen eller en aftalt afdragsordning, eller administrationsaftale).

Optimering af drift og forsyningssikkerhed

Persondataforordningens artikel 6, litra e og f angår databehandling på grund af samfundets interesse eller fordi det er en legitim interesse (afvejningsregel). Vesthimmerlands Forsyning anvender fjernaflæsningsmålere på grund af ønsket om at optimere driften og ressourcebesparelse, hvilket betyder, at der sker en hyppigere indsamling af data for at sikre dette formål. Energistyrelsens nyhedsbrev fra den 26. jan 2018 tilkendegiver, at dette er en lovlig aktivitet omfattet af førnævnte artikler, dog skal persondataforordningens artikel 5 være overholdt.

Afbrydelsessituationer

Persondataforordningens artikel 9, stk. 2, litra c om behandling af personoplysninger, der er nødvendig for at beskytte den registrerede eller en anden fysisk persons vitale interesser, hvis de ikke selv er i stand til at give et samtykke. Eller persondataforordningens artikel 9, stk. 2, litra f om, at behandlingen er nødvendig for at et retskrav kan forsvares.

CPR-nummer

Databeskyttelseslovens § 11 (behandlingen af personnummer som følge af lovgivningen) Hvis du har givet samtykke til behandling af CPR-nummer, vil vi kun anvende CPR-nummeret til de formål, som samtykket omfatter. Ved inddrivelse er vores retsgrundlag lovbekendtgørelse nr. 29 af 12/01/2015 om inddrivelse af gæld til det offentlige, § 2, hvor vi kan indhente og behandle CPR-nummer på baggrund af samtykke samt i de situationer, hvor du dels ikke vil oplyse CPR-nummeret, dels hvor der er begrundet tvivl om rigtigheden af skyldnerens oplysning.

Typer af personoplysninger

I forbindelse med administrationen af dit kundeforhold og som kunde på vores faciliteter, behandler vi personoplysninger om dig, der blandt andet omfatter:

Almindelige personoplysninger

• Navn
• Adresse
• Telefonnummer (evt. flere numre, hvis oplyst af dig)
• E-mailadresse (hvis oplyst af dig)
• Eventuelt CVR-nummer
• Målernummer
• Kundenummer
• Installationsnummer
• Oplysninger om boligforhold og -type
• Ejendomsnummer
• Oplysninger om affaldsbeholdere
• Tanktype
• Billeder af nedtagne målere
• Forbrugsdata, dvs. vandmålerdata/vandforbrug til brug for afregning (Indhentes én gang årligt eller hyppigere via fjernaflæsning)
• Oplysninger om betalinger, restancer eller inddrivelsesskridt
• Eventuelle mails og korrespondance med kunder, herunder eventuel registrering af relevante forhold i telefonsamtale
• Eventuelle klagesager
• Eventuelle statistiske afvigelser, og statistiske oplysninger
• Eventuelle oplysninger om flytning, død og eventuel konkurs
• Korrespondance med dig i en konkret sag
• IP-adresse ved benyttelse af vores hjemmeside
• Registreringsoplysninger på køretøj(er) ved anvendelse af vores genbrugspladser
• Fotoregistrering af ejendomme, overflader og vejarealer (før anlægsprojekter påbegyndes)

CPR-nummer

CPR-nummer, hvis vi har modtaget dit samtykke hertil eller er i den situation, hvor vi skal overdrage en fordring til restanceinddrivelsesmyndigheden, og du ikke selv har oplyst CPR-nummeret.

Følsomme personoplysninger

Såfremt vi har behov for at afbryde vandforsyningen, vil vi om nødvendigt ud over almindelige personoplysninger også behandle følsomme oplysninger, som er relevante i denne forbindelse, såsom oplysninger om helbredsmæssige forhold, truende adfærd, børn og dyr på leveringsstedet.

Oplysninger om strafbare forhold vil blive behandlet i det omfang, som er nødvendigt med henblik på anmeldelse til relevante myndigheder ved lovovertrædelser.

Hvis vi ønsker at anvende dine personoplysninger til et andet formål end de oprindelige, oplyser vi dig om det nye formål og beder om dit samtykke, før vi starter databehandlingen. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for den nye behandling, oplyser vi dig om dette.

Opbevaring og sletning

Vi stræber efter at slette (eller anonymisere) personoplysninger, så snart de ikke har nogen relevans. Dog opbevarer vi altid forbrugsoplysninger i minimum 5 år af hensyn til bogføringsloven. Ofte opbevarer vi forbrugsoplysninger længere af hensyn til statistiske formål, fx i forbindelse med ejerskifte, ligesom vi også opbevarer oplysninger om din installation, målernumre, afdragsordninger indtil 5 år efter dit kundeforhold er afsluttet.

Oplysninger om installationer og målere opbevares så længe de er relevante for Vesthimmerlands Forsynings vedligeholdelse af dette.

Er dine personoplysninger følsomme, jf. persondataforordningens artikel 9, opbevares de så længe, at dette er relevant og nødvendigt for det pågældende forsyningssted i forbindelse med en afbrydelse, samt så længe det er relevant og nødvendigt af hensyn til den enkelte kundes eller medarbejders sikkerhed. Herefter slettes personoplysningerne.

Oplysninger om eventuelle strafbare forhold opbevares så længe det er nødvendigt for sagens behandling. Herefter slettes personoplysningerne.

Sikkerhed omkring dine personoplysninger

Vesthimmerlands Forsyning behandler alle personoplysninger fortroligt, og vi har foretaget en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med det formål at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse eller ændring, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.

Herudover beskriver interne regler om informationssikkerhed, herunder procedurer og instrukser hvorledes personoplysninger skal behandles.

Vi har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger:

• Antivirus på alle IT-systemer, der behandler personoplysninger.
• Backup af alle IT-systemer, der behandler personoplysninger.
• Anvendelse af branchetypiske IT-systemer til behandlingsaktiviteterne.
• Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt.
• Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på vegne af Vesthimmerlands Forsyning.
• Tavshedserklæringer med personale, der har behov for at behandle personoplysninger.
• Vejledning i sikker behandling af personoplysninger og informationsaktiver for personale med adgang til informationssystemer.
• Gennemførelse af risikovurdering og dokumentation af alle systemer, der behandler personoplysninger for at sikre et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen i Vesthimmerlands Forsyning.

Videregivelse af personoplysninger

Vi er som led i vores kundeadministration nødt til at videregive personoplysninger til tredjepart, fx i forbindelse med fakturagenerering eller restanceinddrivelse:

Tredjeparter omfatter:

• Inkasso firma
• Private vandværker
• Offentlige myndigheder, til hvem vi i henhold til lovgivning er forpligtet til at videregive personoplysninger ved lukning af vand.

Vi videregiver i visse tilfælde dine personoplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for virksomheden, fx. i forbindelse med:

• Ekstern databehandling i forbindelse med analyser og statistiske formål til samarbejdsparter, der behandler oplysningerne for os. Deres behandling sker efter Vesthimmerlands Forsynings instrukser og i overensstemmelse med vores persondatapolitik og andre gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed, fx vores databehandleraftaler
• Til relevante entreprenører, herunder eks. VVS-firmaer der installerer målere, samt leverandør på tømningsordningen.
• Af juridiske årsager f.eks. hvor vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for at:
  • overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder
  • håndhæve gældende servicevilkår, herunder undersøgelse af potentielle overtrædelser
  • registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer

Videregivelse af personoplysninger skal være sagligt begrundet og i øvrigt være nødvendig for varetagelsen af en berettiget interesse for dig eller for Vesthimmerlands Forsyning. Videregivelse til formål, der er uforenelige med de formål, som ligger til grund for Vesthimmerlands Forsynings behandling, må ikke ske.

Uanset om vi videregiver dine personoplysninger parter, som er bosiddende i lande inden for eller uden for EU, er vi sikre på, at deres niveau for persondatabeskyttelse passer til de krav, vi har opstillet i denne politik efter gældende lovgivning. Vi stiller blandt andet krav til behandlingen af data, til informationssikkerheden og til opfyldelse af de rettigheder, du har i forhold til fx at modsætte dig profilering og indgive klage til Datatilsynet.

Overladelse af personoplysninger

Vi overlader som led i vores kundeadministration personoplysninger til eksterne databehandlere, fx i forbindelse med vores fakturagenerering og restanceinddrivelse. I sådanne situationer sikrer vi os, at databehandleren overholder god databehandlingsskik gennem bl.a. indgåelse af databehandleraftaler.

Anmodning om indsigt

Hvis du ønsker at udnytte disse rettigheder, skal du sende en anmodning herom til Vesthimmerlands Forsyning.

Klage

Du har ret til at klage til Datatilsynet over Vesthimmerlands Forsynings behandling af dine personoplysninger.

Datatilsynets kontaktoplysninger:

Datatilsynet Borgergade 28, 5.,

1300 København

E-mail: dt@datatilsynet.dk

Telefon: + 45 33 19 32 00

www.datatilsynet.dk

Stillingsopslag/-ansøgninger

Vi håndterer alene ansøgninger via vores elektroniske rekrutteringssystem, som tilgås her:

https://vesthimmerlandsforsyning.dk/om-os/job-hos-os

I forbindelse med behandlingen af din ansøgning vil vi foretage digital behandling af de personoplysninger som fremgår af din ansøgning, CV og evt. andre, af dig, uploadede dokumenter. Behandlingen af personoplysningerne sker efter reglerne i Databeskyttelsesforordningens artikel 6 og evt. artikel 9, hvis din ansøgning indeholder følsomme personoplysninger.

Med fremsendelsen af din ansøgning giver du samtykke til vi kan behandle de personoplysninger vi har modtaget fra dig. Du kan til enhver tid trække dette samtykke tilbage ved at kontakte og fortælle, at du trækker dit samtykke, og dermed også din ansøgning, tilbage.

Hvis din ansøgning ikke fører til ansættelse hos os, så sletter vi personoplysningerne om dig senest efter 6 måneder. Hvis vi ønsker at gemme din ansøgning og dine personoplysninger udover 6 måneder i vores kandidatdatabase, vil du modtage en mail, hvor vi specifikt spørger om dit samtykke hertil.

I enkelte tilfælde anvendes eksterne konsulenter/rekrutteringsbureauer til håndtering af ledige stillinger. I det omfang at disse ikke anvender vores elektroniske rekrutteringssystem vil du blive særskilt informeret om deres persondatapolitik i forbindelse med din ansøgningsproces.

Specifikt vedrørende straffeattest

Straffeattesten indhentes i relevante tilfælde via dig. Ved fremsendelse til os, giver du samtykke til vores behandling heraf.

Statistik

På vesthimmerlandsforsyning.dk bruger vi cookies til at føre statistik over, hvordan brugerne anvender hjemmesiden. Vi holder blandt andet øje med, hvilke sider der er mest besøgt. Som analyseværktøj anvender vi Google Analytics, her indsamler vi alle oplysninger i anonymiseret form.

Hvad er en cookie? 

En cookie er en lille tekstfil, som gemmes på din computer, mobil el. tilsvarende enhed, med det formål at huske indstillinger og udføre statistik. Det er muligt at slette eller blokere for disse filer (cookies). Se vejledning: http://minecookies.org/cookiehandtering.

Cookies indeholder ikke virus og er ikke farlig for din computer.